Recogida de documentos
Para muchos viajes en grupo, necesitas recoger documentos de los participantes — copias de pasaporte, seguro de viaje, formularios médicos, autorizaciones firmadas y más. Travifo te permite definir qué documentos son necesarios por edición y hacer seguimiento del estado de cada uno por participante.
Esta función está disponible en los planes PRO y PREMIUM.
Configurar tipos de documentos
- Ve a Dashboard → Viajes → tu viaje → Gestionar Ediciones.
- Haz clic en una edición para desplegar sus detalles.
- Busca la sección Tipos de Documentos dentro de la edición.
- Haz clic para añadir un nuevo tipo de documento (ej: "Copia de pasaporte", "Seguro de viaje").
Cada tipo de documento que creas se añade automáticamente a todos los participantes existentes de esa edición con estado "Pendiente". Cuando añadas un nuevo participante más adelante, también recibirá automáticamente todos los tipos de documentos.
Estados de los documentos
Cada documento de cada participante tiene uno de estos estados:
| Estado | Significado |
|---|---|
| Pendiente | Aún no se ha subido |
| Subido | El participante ha subido un archivo, esperando tu revisión |
| Aprobado | Has revisado y aprobado el documento |
| Rechazado | El documento fue rechazado (archivo incorrecto, caducado, etc.) |
| OK manual | Marcado como completado sin subida de archivo (ej: lo verificaste en persona) |
Gestionar documentos por participante
Abre el panel de detalles de un participante (haz clic en su fila en la tabla de participantes). El panel de Documentos muestra todos los documentos requeridos y su estado actual. Desde aquí puedes:
- Revisar archivos subidos
- Aprobar o rechazar documentos
- Marcar documentos como "OK manual"
El portal del participante
Los participantes suben sus documentos a través de su portal personal en travifo.com/p/[token]. Cada participante tiene un enlace único y seguro — no necesitan crear cuenta.
El portal les muestra qué documentos son obligatorios, cuáles ya han subido y el estado de cada uno. Pueden subir archivos directamente desde su móvil o ordenador.
Consejos
- Configura los tipos de documentos pronto — en cuanto sepas lo que vas a necesitar, añádelos para que los participantes puedan empezar a subir.
- Usa nombres claros — "Copia de pasaporte (anverso y reverso)" es mejor que solo "Pasaporte".
- Consulta el resumen de documentos — la tabla de participantes muestra un recuento rápido (ej: "3/5") para detectar quién va retrasado de un vistazo.
- No elimines tipos de documentos con archivos subidos — Travifo lo impide para evitar perder archivos de participantes. Archiva la edición si ya no la necesitas.